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Conciliação bancária: o que é, para que serve e como fazer

A conciliação bancária é uma poderosa ferramenta que visa comparar os saldos das contas bancárias com o controle interno da empresa. 

É um processo fundamental para a saúde do negócio e deixar esta prática de lado pode fazer com que o gestor também perca o controle do capital que está disponível. Afinal, sem uma visão clara das entradas e saídas, como projetar investimentos em médio e longo prazo? 

Mas quais as melhores práticas para aplicar a conciliação bancária dentro da empresa?

Veja no post de hoje o que é conciliação bancária, como fazer, relação com o fluxo de caixa e quais erros devem ser evitados.  

O que é conciliação bancária?

Conciliação bancária - AVA BPO

A conciliação bancária é o processo realizado para conferir saldos bancários das contas da sua empresa com as informações contábeis internas. Ou seja, você concilia extrato bancário e saldos de caixa, conferindo entradas, saídas e identificando possíveis divergências.

Quer um exemplo prático? 

Você tem uma loja de roupas e em um dia você vendeu R$ 800 no cartão de crédito. No dia seguinte vendeu mais R$ 600 no cartão de débito. Estas entradas foram registradas no seu fluxo de caixa e você precisa verificar se os valores recebidos dos seus clientes tanto pelo cartão de crédito ou débito, realmente entraram na sua conta bancária. 

Ao emitir o extrato bancário, você compara se estes valores citados no exemplo acima e que foram registrados no fluxo de caixa, realmente constam na conta da empresa na data em que foi vendida.  

Para que serve e por que fazer a conciliação bancária?

Mais do que manter organizado tudo o que acontece no caixa da sua empresa, a conciliação bancária é uma ferramenta imprescindível para a tomada de decisão do gestor. 

Ao ter o panorama financeiro da sua empresa com dados corretos, consegue analisar a lucratividade do negócio e pensar em novas estratégias de negócios sem comprometer o caixa da empresa. 

Por isso é uma operação que requer muita atenção do gestor e não deve ser deixada em segundo plano. Basta um erro de identificação para gerar transtornos tanto para o cliente como para a empresa, seja por uma cobrança indevida ou falta de controle que acarrete em inadimplência. 

Como fazer a conciliação bancária?

como fazer conciliação bancária

Veja alguns passos necessários para fazer a conciliação bancária:

  1. Faça o registro diário de todas as entradas e saídas nas contas do banco;
  2. Confira os saldos para verificar se os valores do controle interno são compatíveis com o saldos apresentados no extrato bancário; 
  3. Corrija as incoerências encontradas no comparativo entre o controle interno e dados apresentados nas contas dos bancos; 
  4. Não esqueça de arquivar documentos que originaram as transações financeiras. Isso inclui notas fiscais, depósitos, comprovantes de pagamento, extratos, etc. 

Qual a relação entre conciliação bancária e fluxo de caixa?

Um erro muito comum é achar que conciliação bancária é a mesma coisa que o fluxo de caixa.

Na conciliação bancária você vai verificar se o que foi lançado no fluxo de caixa está de acordo com o saldo financeiro que está nas contas da empresa. 

O fluxo de caixa é um controle interno onde são registradas entradas e saídas. É a partir disso que o gestor pode verificar como está o status financeiro do negócio. 

Ou seja, um fluxo de caixa efetivo é possível quando também há uma conciliação bancária completa e bem feita.

Qual a periodicidade da conciliação bancária?

A periodicidade com que deve ser feita a conciliação bancária leva muito em conta o perfil da empresa e a quantidade de movimentações financeiras. De forma geral, quanto mais dinâmica for a atividade, maior deve ser a frequência. E assim a gestão financeira ficará mais eficiente. 

Se você tem um mercado, por exemplo, onde você tem uma grande movimentação de entradas, saídas todos os dias, é aconselhável que a conciliação bancária seja feita diariamente. 

Quais erros devem ser evitados?

conciliação bancária erros

Alguns erros que aparentemente são inofensivos podem afetar diretamente a conciliação bancária. Por isso é importante ter atenção às seguintes práticas: 

Falta de lançamento (ou baixa) para despesas e receitas

Se um cliente compra algo para pagar posteriormente, é importante o gestor registrar essa previsão de receita e dar baixa no dia do pagamento. Um valor que o responsável deixe passar pode afetar o cálculo na conciliação bancária.

Erro na baixa

É muito importante estar atento às datas, valores e contas selecionadas quando for realizar a conciliação bancária. Isso porque muitos erros podem ocorrer quando o gestor registra os lançamentos e despesas. 

Se você recebeu um valor em débito em determinada data, é importante que o registro esteja feito corretamente para facilitar o processo. Caso o valor seja apontado em uma outra data ou até mesmo registrado como se tivesse recebido em espécie, ocasiona retrabalho e atraso na conclusão do processo. 

Transferência entre contas

É comum empresas realizarem transferências entre contas bancárias, caso necessitem cobrir um valor negativo ou realizar algum tipo de transação emergencial. 

O problema é quando o gestor não registra o ocorrido. Por isso, é importante o seu controle interno estar devidamente atualizado com todas as transações, entradas e saídas. 

Impostos e taxas indevidas 

É preciso conferir detalhadamente valores de taxas e tarifas acordadas com o banco da sua empresa. Isso porque muitas taxas de manutenção da conta bancária podem estar divergentes daquelas acordadas com o seu banco e nem sempre você é notificado de alteração de valor. 

Outro ponto é quando os impostos não são lançados no fluxo de caixa. Se estes valores estão fora do seu controle financeiro, é bem provável que isto cause divergência de valores no momento da conferência. 

Conclusão

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A conciliação bancária é uma prática essencial para as empresas que querem manter a gestão financeira organizada e saudável dentro da empresa. 

Afinal, se administrar um negócio, baseado em informações inverídicas e não verificadas constantemente, a probabilidade de ocorrer problemas que impactem o crescimento da empresa é muito grande.

Ter profissionais qualificados é fundamental para uma conciliação bancária sem erros. Conte com a equipe de especialistas da AVA para lhe auxiliar com a conciliação bancária e tudo que envolve a gestão financeira da sua empresa.  

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