A conciliação bancária é uma poderosa ferramenta que visa comparar os saldos das contas bancárias com o controle interno da empresa.
É um processo fundamental para a saúde do negócio e deixar esta prática de lado pode fazer com que o gestor também perca o controle do capital que está disponível. Afinal, sem uma visão clara das entradas e saídas, como projetar investimentos em médio e longo prazo?
Mas quais as melhores práticas para aplicar a conciliação bancária dentro da empresa?
Veja no post de hoje o que é conciliação bancária, como fazer, relação com o fluxo de caixa e quais erros devem ser evitados.
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é o processo realizado para conferir saldos bancários das contas da sua empresa com as informações contábeis internas. Ou seja, você concilia extrato bancário e saldos de caixa, conferindo entradas, saídas e identificando possíveis divergências.
Quer um exemplo prático?
Você tem uma loja de roupas e em um dia você vendeu R$ 800 no cartão de crédito. No dia seguinte vendeu mais R$ 600 no cartão de débito. Estas entradas foram registradas no seu fluxo de caixa e você precisa verificar se os valores recebidos dos seus clientes tanto pelo cartão de crédito ou débito, realmente entraram na sua conta bancária.
Ao emitir o extrato bancário, você compara se estes valores citados no exemplo acima e que foram registrados no fluxo de caixa, realmente constam na conta da empresa na data em que foi vendida.
Para que serve e por que fazer a conciliação bancária?
Mais do que manter organizado tudo o que acontece no caixa da sua empresa, a conciliação bancária é uma ferramenta imprescindível para a tomada de decisão do gestor.
Ao ter o panorama financeiro da sua empresa com dados corretos, consegue analisar a lucratividade do negócio e pensar em novas estratégias de negócios sem comprometer o caixa da empresa.
Por isso é uma operação que requer muita atenção do gestor e não deve ser deixada em segundo plano. Basta um erro de identificação para gerar transtornos tanto para o cliente como para a empresa, seja por uma cobrança indevida ou falta de controle que acarrete em inadimplência.
Como fazer a conciliação bancária?
Veja alguns passos necessários para fazer a conciliação bancária:
- Faça o registro diário de todas as entradas e saídas nas contas do banco;
- Confira os saldos para verificar se os valores do controle interno são compatíveis com o saldos apresentados no extrato bancário;
- Corrija as incoerências encontradas no comparativo entre o controle interno e dados apresentados nas contas dos bancos;
- Não esqueça de arquivar documentos que originaram as transações financeiras. Isso inclui notas fiscais, depósitos, comprovantes de pagamento, extratos, etc.
Qual a relação entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
Um erro muito comum é achar que conciliação bancária é a mesma coisa que o fluxo de caixa.
Na conciliação bancária você vai verificar se o que foi lançado no fluxo de caixa está de acordo com o saldo financeiro que está nas contas da empresa.
O fluxo de caixa é um controle interno onde são registradas entradas e saídas. É a partir disso que o gestor pode verificar como está o status financeiro do negócio.
Ou seja, um fluxo de caixa efetivo é possível quando também há uma conciliação bancária completa e bem feita.
Qual a periodicidade da conciliação bancária?
A periodicidade com que deve ser feita a conciliação bancária leva muito em conta o perfil da empresa e a quantidade de movimentações financeiras. De forma geral, quanto mais dinâmica for a atividade, maior deve ser a frequência. E assim a gestão financeira ficará mais eficiente.
Se você tem um mercado, por exemplo, onde você tem uma grande movimentação de entradas, saídas todos os dias, é aconselhável que a conciliação bancária seja feita diariamente.
Quais erros devem ser evitados?
Alguns erros que aparentemente são inofensivos podem afetar diretamente a conciliação bancária. Por isso é importante ter atenção às seguintes práticas:
Falta de lançamento (ou baixa) para despesas e receitas
Se um cliente compra algo para pagar posteriormente, é importante o gestor registrar essa previsão de receita e dar baixa no dia do pagamento. Um valor que o responsável deixe passar pode afetar o cálculo na conciliação bancária.
Erro na baixa
É muito importante estar atento às datas, valores e contas selecionadas quando for realizar a conciliação bancária. Isso porque muitos erros podem ocorrer quando o gestor registra os lançamentos e despesas.
Se você recebeu um valor em débito em determinada data, é importante que o registro esteja feito corretamente para facilitar o processo. Caso o valor seja apontado em uma outra data ou até mesmo registrado como se tivesse recebido em espécie, ocasiona retrabalho e atraso na conclusão do processo.
Transferência entre contas
É comum empresas realizarem transferências entre contas bancárias, caso necessitem cobrir um valor negativo ou realizar algum tipo de transação emergencial.
O problema é quando o gestor não registra o ocorrido. Por isso, é importante o seu controle interno estar devidamente atualizado com todas as transações, entradas e saídas.
Impostos e taxas indevidas
É preciso conferir detalhadamente valores de taxas e tarifas acordadas com o banco da sua empresa. Isso porque muitas taxas de manutenção da conta bancária podem estar divergentes daquelas acordadas com o seu banco e nem sempre você é notificado de alteração de valor.
Outro ponto é quando os impostos não são lançados no fluxo de caixa. Se estes valores estão fora do seu controle financeiro, é bem provável que isto cause divergência de valores no momento da conferência.
Conclusão
A conciliação bancária é uma prática essencial para as empresas que querem manter a gestão financeira organizada e saudável dentro da empresa.
Afinal, se administrar um negócio, baseado em informações inverídicas e não verificadas constantemente, a probabilidade de ocorrer problemas que impactem o crescimento da empresa é muito grande.
Ter profissionais qualificados é fundamental para uma conciliação bancária sem erros. Conte com a equipe de especialistas da AVA para lhe auxiliar com a conciliação bancária e tudo que envolve a gestão financeira da sua empresa.
