O lançamento de notas fiscais de entrada e saída é uma operação comum em qualquer empresa que busca se manter em conformidade com a legislação e ter um melhor controle do seu estoque, faturamento e financeiro em geral.
Como que grandes empresas se beneficiam de um BPO financeiro para apoio no lançamento de notas de entrada e saída em grande escala?
No post de hoje entenda o que é nota fiscal de entrada e saída, quando emitir em cada caso e por que a terceirização de lançamento de notas fiscais pode ser um bom negócio para grandes empresas que querem operar em conformidade.
O que são notas fiscais de entrada?
A nota fiscal de entrada de forma geral valida a movimentação de uma mercadoria que entra no estoque da empresa.
Nesse caso, o fornecedor irá emitir uma nota fiscal e o destinatário (o comprador) faz o lançamento da respectiva nota comprovando a entrada da mercadoria no estoque.
A nota fiscal de entrada é uma ação obrigatória com a finalidade de registrar todos os produtos recebidos, seja para justificar um retorno, compra ou devolução.
Quando emitir?
A nota fiscal de entrada deverá ser emitida em situações nas quais ocorreram movimentações de produto fora do estoque. Como por exemplo:
Devolução de mercadorias
Nesse caso, o objetivo é anular a operação original (a venda). A empresa deve, além da nota fiscal de saída, emitir a nota fiscal de entrada para comprovar que a mercadoria foi vendida, mas voltou como devolução.
É a partir disso que ela poderá ser armazenada de novo no estoque.
Compra de produto importado
Nas compras de produto importado, é necessário que o comprador emita uma nota fiscal de entrada para comprovar o recebimento.
Esta é a chamada nota fiscal de importação, que inclusive deve ser transmitida para a Sefaz (Secretaria da Fazenda). Assim, você comprova para o Fisco a compra de mercadoria no exterior.
Outro ponto que vale ressaltar é que esse procedimento deve ser efetuado porque o invoice (tida como nota fiscal estrangeira) não possui validade no território nacional para esse tipo de operação.
Retorno de simples remessa
Caso uma mercadoria saia do estoque sem objetivo de venda (como em casos de conserto, bonificação, produtos em consignação, etc), a empresa emite uma nota fiscal de saída de simples remessa, pois dessa forma assegura a movimentação.
Mas quando esta mercadoria retornar para o estoque, deve ser emitida uma nova nota fiscal, a de entrada de retorno de simples remessa, a fim de que ela seja armazenada novamente.
O que são notas fiscais de saída?
A nota fiscal de saída é emitida quando determinado produto deixa o estoque e vai para o consumidor final. Esta é a nota recebida pelo cliente quando este faz uma compra.
Através das notas de saída, as empresas conseguem controlar a gestão do estoque, ter um acompanhamento mais preciso no fluxo de caixa e contabilizar os respectivos impostos.
A nota fiscal de saída é uma obrigação prevista em lei. Por isso, atente-se a alguns dados que devem ser preenchidos na hora de fazer a emissão da nota, entre eles: campos de empresa, cliente, transação de saída, produto. Também é importante contar com um certificado digital.
Quando emitir?
A nota fiscal de saída deve ser emitida nos seguintes casos:
- Venda de um produto ou serviço: Independente de pessoa física e jurídica, todas as vendas feitas devem ser registradas em uma nota fiscal de saída.
Se a venda for realizada pela internet ainda é preciso possuir um DANFE- Documento Auxiliar para Nota Fiscal Eletrônica- e que é utilizado como complemento para as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-E).
- Vendas consignadas: Sua empresa comercializa alguns produtos de forma consignada para ser revendida? Então atente-se que nesses casos, a nota fiscal deve ser emitida.
- Exportação: A emissão de uma nota fiscal de exportação também deve ocorrer se sua empresa exporta mercadorias para outros países.
- Remessa: se a sua empresa possui filiais e mercadorias que precisam ser transportadas entre elas, é necessário emitir uma nota fiscal que acompanhará os produtos.
Por que a terceirização do lançamento de notas fiscais é vantajosa?
Devido ao alto volume de mercadorias, é normal que grandes empresas possuam também um volume expressivo de notas de entrada e saída.
O desafio está em reter colaboradores específicos para este setor. Por ser um trabalho operacional e repetitivo,a probabilidade destes profissionais permanecerem neste ramo por muito tempo é pequena.
A troca constante de colaborador, cria um efeito negativo dentro do setor, aumentando a demanda de trabalho que pode se transformar em uma bola de neve complexa para resolver posteriormente.
É por isso que terceirizar o lançamento de notas fiscais tem sido uma opção viável para grandes empresas, já que é possível escalar este tipo de trabalho sem grandes problemas. A AVA conta com um setor específico para lançamento e conferência de notas fiscais.
Outro ponto positivo é que não apenas o colaborador do setor, mas todos os profissionais que lá atuam estão aptos a realizar este serviço e atender grandes demandas. Isso significa que a sua empresa não ficará na mão em nenhum momento, já que sempre haverá colaboradores para realizar este tipo de serviço.
Conclusão
Notas fiscais de entrada e saída são comuns em qualquer empresa que comercializa produtos e serviço e quer se manter em conformidade com a legislação vigente.
Notas fiscais de entrada validam a movimentação da mercadoria em uma empresa e devem ser emitidas em caso de devolução, compra de produto importado, retorno de simples remessa, etc.
Já as notas fiscais de saída são entregues ao consumidor final e devem ser emitidas em caso de venda de um produto ou serviço, venda consignada, exportação, remessa, entre outros.
Para este trabalho ser realizado de forma coordenada é fundamental que grandes empresas tenham o apoio de um time especialista. A AVA BPO financeiro auxilia sua empresa tanto no lançamento de notas fiscais quanto em outras operações financeiras para que seu time concentre-se em ações estratégicas. Entre em contato conosco.
