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Nota Fiscal: o que é, quais os tipos e como emitir corretamente

As notas fiscais são documentos gerados com o objetivo de comprovar uma transação financeira referente à venda de um produto ou serviço prestado, seja por uma empresa ou por pessoa física. Mas por que elas são tão importantes para uma empresa? No post de hoje você vai entender por que a nota fiscal é importante para sua empresa, quais os tipos de notas fiscais existentes no mercado, como funciona a emissão e quais práticas devem ser evitadas.

O que é nota fiscal?

A nota fiscal é um documento que comprova as vendas ou prestação de serviços realizadas. Com isso, torna-se essencial na declaração de impostos sobre operações realizadas e também para a declaração do imposto de renda. 

Por que é importante para sua empresa?

A emissão da nota fiscal garante não só a integridade da sua empresa, como também a mantém em dia com o Fisco. Além disso, facilita a otimização de diversos processos internos da empresa, principalmente em áreas fiscais e contábeis. 

Outro ponto que é importante considerar é que com a emissão de uma nota fiscal feita de forma correta, você tem um melhor controle nas entradas e saídas de mercadorias e pode verificar também quando foi pago de imposto em cada operação. 

Quais os tipos de notas fiscais e quando devo emitir?

Há vários tipos de notas fiscais disponíveis para os diversos tipos de negócio. Entre elas, a nota fiscal eletrônica, que é a versão digital do modelo tradicional, utilizado para produtos e mercadorias e é emitida e armazenada eletronicamente.

Só é válida com certificado digital e possui cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), expedida junto às Secretarias Estaduais da Fazenda.

Outro ponto que vale ressaltar: ao emitir a Nota Fiscal Eletrônica para o comprador, é preciso enviar um Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE), que acompanha o produto durante o transporte do mesmo. 

Conheça outros tipos de notas fiscais disponíveis são:

  • Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e): Documento fiscal digital que confirma a prestação de serviço para pessoa física ou de uma instituição para outra. Geralmente, sua emissão engloba pequenas e médias empresas. 
  • Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): Ligada ao varejo e ao comércio, registra as transações financeiras entre empresa e consumidor. É uma alternativa aos cupons fiscais emitidos por ECF (Emissor de Cupom Fiscal).
  • Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): O CT-e é direcionado para os serviços de transporte de carga entre estados e municípios e sua tributação é feita pelo ICMS. 
  • Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e): Deve ser utilizado por empresas que fazem transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal. A emissão é obrigatória no transporte de mercadorias.
  • Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): São utilizadas por contribuintes do ICMS, como MEI, micro e pequenas empresas e que não são obrigados a emitir NF-s. 
  • Nota Fiscal Complementar: Emitida para corrigir valores tributários errados, adicionando dados e valores que não foram apresentados na nota original.
  • Nota Fiscal Denegada: A nota fiscal denegada indica que a Secretaria da Fazenda identificou alguma irregularidade e ela não pode ser faturada, seja o problema por parte de informações do emitente ou do destinatário. Vale lembrar que não há como corrigir uma nota denegada, tampouco fazer seu cancelamento ou inutilização. 
  • Nota Fiscal Rejeitada: A NF-e é rejeitada apenas por erros de dados e pode ser corrigida e submetida novamente, ao contrário da nota fiscal denegada. 
  • Nota Fiscal de Exportação: A Nota Fiscal de Exportação oficializada perante a Fazenda a saída de mercadorias destinadas à exportação. 
  • Nota Fiscal de Remessa: A Nota Fiscal de Remessa é emitida para circulação de mercadorias que não tenham objetivo de venda. Assim, garante que não haverá incidência de impostos. 

Nota fiscal e cupom fiscal: qual a diferença?

cupom fiscal

Embora sejam facilmente confundidos, cupom fiscal e nota fiscal possuem diferenças que é importante o empreendedor compreender. O cupom fiscal comprova uma operação comercial e é emitido por ECF (Emissão de Cupom Fiscal) por meio de impressoras fiscais.

Nele são informados os principais dados da empresa, data e horário, tipo de mercadoria, valor total, forma de pagamento. Embora traga mais praticidade, é um documento que pode facilmente ser fraudado. Além disso, com o cupom fiscal você nem sempre consegue trocar uma mercadoria. 

Em compensação na nota fiscal, os dados apresentados são mais completos, inclusive os do consumidor. Dessa forma, se for necessário um processo de troca a empresa fica resguardada quanto ao comprovante de compra apresentado pelo cliente e também garante mais segurança ao consumidor no varejo

Como funciona a emissão de nota fiscal?

Não há muito segredo quando falamos da emissão de notas fiscais. Quem atua em indústria ou na área do comércio, é necessário uma inscrição estadual e verificar se está obrigado a emitir notas fiscais eletrônicas ou não. Caso sim é necessário se habilitar no SEFAZ.

Em relação às notas fiscais no formato físico, a empresa precisa pedir uma autorização chamada AIDF, onde você procura uma gráfica habilitada para impressão.

Nota fiscal: práticas que devem ser evitadas

nota fiscal problemas

Quando falamos de gestão das notas fiscais, algumas práticas devem ser evitadas a fim de evitar contratempos para a empresa, entre elas: 

Deixar de emitir nota fiscal 

Pode ser um problema a princípio inofensivo, mas que pode causar problemas legais e fiscais para a sua empresa. Uma das penalidades inclusive é a acusação de sonegação de impostos. 

Preencher informações incorretas 

O preenchimento incorreto das informações de notas fiscais é outro problema que traz dor de cabeça para a empresa. Independente se o erro foi na data de emissão, informações de produto ou fornecedor, a nota deve ser cancelada e substituída por uma correta. 

A automação de notas fiscais pode ser uma saída para trazer mais segurança ao processo.

Utilizar o certificado digital equivocado 

O certificado digital é utilizado para assinar documentos e é o que identifica a empresa perante os órgãos públicos. Por isso, selecionar o certificado digital não pode ser feito de qualquer forma. 

É preciso analisar a característica de todos os modelos (certificado A1 digital ou certificado A3 físico) e verificar qual faz mais sentido para a sua empresa. 

Conclusão

As notas fiscais são essenciais para as empresas que buscam controlar entradas e saídas, além de permitir que o negócio esteja em conformidade com o Fisco, evitando multas e prejuízos posteriores. 

Deixar de emitir nota fiscal, não arquivar documentos, preencher informações incorretas e utilizar o certificado digital incorreto são algumas ações que atrapalham a gestão de notas fiscais da sua empresa e podem resultar até em problemas com o Fisco. 

Precisa de uma equipe especializada para auxiliar nas questões fiscais e contábeis do seu negócio? Entre em contato com o nosso time

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